| Paso | Qué vas a hacer | Detalle |
|---|---|---|
| 1 | Crear la hoja ESTADISTICAS y mover ahí los cuadros de estadísticas | Ver el paso → |
| 2 | Ordenar la tabla por FECHA INGRESO, de menor a mayor | Ver el paso → |
| 3 | Ordenar por FACULTAD y, dentro de cada una, por FECHA INGRESO | Ver el paso → |
| 4 | Deshacer los dos ordenamientos anteriores | Ver el paso → |
| 5 | Activar el filtro automático sobre la tabla | Ver el paso → |
| 6 | Filtrar los alumnos de Odontología ingresados en 2015 | Ver el paso → |
| 7 | Quitar los filtros aplicados | Ver el paso → |
| 8 | Combinar tres condiciones a la vez: año, materias aprobadas y carrera | Ver el paso → |
| 9 | Imprimir lo filtrado, con la hoja en orientación horizontal | Ver el paso → |
Antes de empezar
El mapa de la clase de hoy, en nueve pasos
Esta es la hoja de ruta completa: vas a seguir trabajando sobre la misma tabla de 79 alumnos de la Clase 4, y cada fila de esta tabla te lleva directo a la sección donde se explica ese paso en detalle.
Por qué empezar por acá
Antes de entrar en el porqué de cada herramienta, conviene tener claro el recorrido completo. Podés volver a esta tabla en cualquier momento de la clase para ubicarte, o para saltar directo al paso que te interese repasar.
Antes de ordenar y filtrar
Qué es una base de datos, dentro de Excel
Aunque vengas usando la tabla de alumnos desde la Clase 2 sin haberla llamado nunca así, esa tabla es una base de datos. En Excel, ese nombre no exige nada complicado: alcanza con organizar la información en filas y columnas, siguiendo dos roles bien definidos.
Los dos roles de una tabla
Campos y registros
- Campo — cada columna, un dato en concreto (FECHA INGRESO, CARRERA, MATERIAS APROBADAS…)
- Registro — cada fila, un caso completo: todos los datos de un mismo alumno
Ordenar y filtrar siempre trabajan sobre esta estructura: se ordenan o se filtran registros completos, tomando como criterio el valor de uno o más campos.
Para que Excel la reconozca como tal
Tres condiciones simples
- La primera fila tiene un encabezado de texto, único, por cada columna
- No hay filas ni columnas completamente vacías en medio de los datos
- Cada columna guarda un solo tipo de dato: fechas, números o texto, sin mezclar
La tabla de alumnos cumple las tres, por eso Excel puede detectar sola dónde empieza y dónde termina cuando ordenás o filtrás, sin que tengas que seleccionar el rango a mano.
El libro tiene más de una página
Hojas de cálculo: crear, renombrar y mover datos
Hasta ahora trabajaste siempre en una sola hoja. Pero un archivo de Excel es un libro, y un libro puede tener varias hojas, cada una con su propia pestaña abajo a la izquierda. Antes de ordenar la tabla, conviene mover los tres cuadros de estadísticas de la Clase 4 a una hoja aparte, para que no estorben.
1. Creá una hoja nueva
Hacé clic en el ícono + junto a la pestaña
actual, o clic derecho sobre la pestaña > "Insertar" >
"Hoja de cálculo". Aparece una pestaña nueva, vacía, al lado
de la que ya tenías.
2. Renombrala
Doble clic sobre el nombre de la pestaña nueva (queda editable) y escribí ESTADISTICAS. El mismo doble clic sirve para corregir el nombre de cualquier hoja, en cualquier momento.
3. Movete entre hojas
Un clic sobre cualquier pestaña te lleva a esa hoja al instante. Cada hoja tiene sus propias columnas A, B, C…, así que dos hojas distintas pueden tener datos distintos en la misma celda, por ejemplo B2.
Tu hoja original también tiene un nombre por defecto
Si venís trabajando sobre el archivo de la Clase 4 tal como se descarga, la hoja con la tabla de alumnos probablemente todavía se llama Hoja2, el nombre genérico que le pone Excel. Aprovechá el mismo doble clic que acabás de usar para renombrarla como MATERIAS APROBADAS: de acá en adelante, esta guía se refiere a ella con ese nombre.
Ahora sí, mové los cuadros de estadísticas
En la hoja MATERIAS APROBADAS, seleccioná el rango que ocupan
los tres cuadros armados en la Clase 4 ("MATERIAS APROBADAS
POR ALUMNO", "MATERIAS APROBADAS POR CARRERA" y "ALUMNOS POR
FACULTAD", en las columnas I y J). Cortalos con
Ctrl + X, andá a la pestaña
ESTADISTICAS, ubicate en la celda B1 y pegalos con
Ctrl + V.
Excel ajusta solas las fórmulas al moverlas de hoja: donde
antes decían, por ejemplo, =SUMA(D:D), ahora dicen
=SUMA('MATERIAS APROBADAS'!D:D), agregando el
nombre de la hoja de origen antes del signo !.
Los resultados no cambian, solo se aclara de dónde vienen los
datos.
Por qué separar los datos del análisis
Los cuadros de estadísticas estaban pegados a la derecha de la tabla de alumnos porque fue el lugar donde los armaste. Pero en un rato vas a ordenar y filtrar esa tabla, y un cuadro de resumen al lado se vuelve una distracción visual, aunque las fórmulas sigan funcionando igual. Separar "los datos" de "el análisis" en hojas distintas es una práctica habitual al trabajar con planillas más grandes.
La primera herramienta para "leer" una base de datos
Ordenar por un solo criterio
Ordenar reorganiza las filas completas de la tabla según el valor de una columna, sin romper la correspondencia entre los datos de un mismo alumno. Vamos a ordenar la tabla por FECHA INGRESO, de la fecha más antigua a la más reciente.
1. Ubicate dentro de la tabla
Hacé clic en cualquier celda con datos, en cualquier columna. No hace falta seleccionar toda la tabla: Excel reconoce sola dónde empieza y dónde termina, gracias a que cumple las condiciones de la sección anterior.
2. Abrí el cuadro Ordenar
En la pestaña Datos, grupo "Ordenar y filtrar", hacé clic en Ordenar. Se abre un cuadro de diálogo con la casilla "Mis datos tienen encabezados" ya tildada.
3. Elegí columna y orden
En "Ordenar por" elegí FECHA INGRESO, dejá "Valores de celda" en "Ordenar según", y en "Orden" elegí "De más antiguos a más recientes". Aceptar.
| Campo del cuadro | Valor elegido |
|---|---|
| Ordenar por | FECHA INGRESO |
| Ordenar según | Valores de celda |
| Orden | De más antiguos a más recientes |
El error más común al ordenar
Si en lugar de hacer clic dentro de la tabla seleccionás a mano solo la columna FECHA INGRESO y le das a ordenar, Excel te va a preguntar si querés "Ampliar la selección" o "Continuar con la selección actual". Elegí siempre ampliar la selección: si ordenás una sola columna, esa columna se reordena sola y el resto de la tabla queda igual, así que cada alumno termina con datos de otro.
Cuando un solo criterio no alcanza
Ordenar por varios criterios, con niveles
Ahora el pedido es más específico: agrupar a los alumnos por FACULTAD, en orden alfabético, y que dentro de cada facultad queden ordenados por FECHA INGRESO, del ingreso más reciente al más antiguo. Eso son dos criterios a la vez, uno principal y otro que desempata dentro del primero.
1. Primer nivel: FACULTAD
En el cuadro Ordenar, dejá "Ordenar por" en FACULTAD, con orden "A a Z". Este es el criterio que manda: agrupa toda la tabla en dos grandes bloques, uno por facultad.
2. Agregá un nivel
Hacé clic en Agregar nivel. Aparece una fila nueva que empieza con "Luego por", en vez de "Ordenar por": ese "luego" indica que solo actúa como desempate.
3. Segundo nivel: FECHA INGRESO
En "Luego por" elegí FECHA INGRESO, con orden "De más recientes a más antiguos". Dentro de cada facultad, los alumnos quedan ordenados por esta fecha.
| Nivel | Columna | Orden |
|---|---|---|
| 1 — Ordenar por | FACULTAD | A a Z |
| 2 — Luego por | FECHA INGRESO | De más recientes a más antiguos |
El orden de los niveles importa
Si invirtieras los niveles —ordenar primero por FECHA INGRESO y luego por FACULTAD— el resultado sería otro: la tabla quedaría agrupada por fecha, y dentro de cada fecha exacta se desempataría por facultad. El nivel de arriba en el cuadro Ordenar siempre es el criterio principal; los de abajo solo deciden qué pasa cuando el de arriba empata.
Volver atrás sin miedo
Deshacer: recuperar el orden original
Ya viste dos formas distintas de ordenar la misma tabla, y ninguna de las dos es "la definitiva": fueron ejercicios para practicar. Para dejar la tabla como estaba antes de ordenarla, no hace falta escribir nada de nuevo: alcanza con deshacer.
El atajo de siempre
Ctrl + Z deshace la última acción
realizada. Cada vez que lo presionás, retrocedés un paso más
en el historial de cambios del archivo.
Dos ordenamientos, dos pasos
Como aplicaste dos ordenamientos distintos (por FECHA
INGRESO, y después por FACULTAD y FECHA INGRESO), hacen
falta dos Ctrl + Z
para volver a la tabla sin ordenar.
Y si te pasaste, Rehacer
Ctrl + Y hace exactamente lo
contrario: vuelve a aplicar el paso que acabás de deshacer,
por si te arrepentiste de haber retrocedido.
Un historial que no es eterno
El historial de deshacer solo existe mientras el archivo está abierto: se pierde por completo al cerrarlo, aunque no hayas guardado. Por eso, antes de probar un cambio grande del que no estés seguro, conviene guardar una copia del archivo (o al menos guardar el estado actual) para tener a qué volver.
Ver menos, para entender mejor
Activar el filtro automático
Ordenar cambia el orden de las filas, pero las mantiene todas visibles. Filtrar hace algo distinto: oculta temporalmente las filas que no te interesan en este momento, sin borrarlas ni moverlas. Para empezar a filtrar, primero hay que activar la herramienta.
1. Ubicate en la tabla
Igual que para ordenar, hacé clic en cualquier celda con datos. Excel vuelve a detectar sola el rango completo de la tabla.
2. Activá el filtro
En la pestaña Datos, grupo "Ordenar y
filtrar", hacé clic en Filtro. El atajo de
teclado es Ctrl + Shift +
L.
3. Buscá las flechas
Cada celda del encabezado suma una pequeña flecha desplegable. Esa flecha es la puerta de entrada a los criterios de filtro de esa columna en particular.
Filtrar no borra nada
Con el filtro activo, las filas que no cumplen un criterio simplemente se ocultan: siguen ahí, con sus fórmulas y sus datos intactos, y vuelven a aparecer apenas quites el filtro. Vas a notar, además, que los números de fila de las filas visibles quedan en color azul y salteados: es la señal de que hay un filtro aplicado.
La primera pregunta concreta
Filtrar por un criterio, en dos columnas
Con el filtro ya activo, el objetivo es encontrar a los alumnos que estudian Odontología y que ingresaron en 2015. Son dos condiciones, cada una en una columna distinta.
1. Filtrá por CARRERA
Hacé clic en la flecha de CARRERA. En la lista de valores, destildá "Seleccionar todo" y volvé a tildar solo "Odontología". Aceptar.
2. Filtrá por AÑO INGRESO
Hacé clic en la flecha de AÑO INGRESO y repetí la operación: destildá "Seleccionar todo" y tildá solo "2015". Aceptar.
3. Mirá el resultado
Quedan visibles solo los alumnos que cumplen las dos condiciones a la vez: Odontología, ingreso 2015.
Filtrar por dos columnas siempre combina con Y
Cuando aplicás un criterio en CARRERA y otro en AÑO INGRESO, Excel no muestra "uno u otro": exige que la fila cumpla ambas condiciones para quedar visible. Un alumno de Odontología ingresado en 2013 desaparece igual que uno de Nutrición ingresado en 2015.
Volver a ver todo
Quitar los filtros aplicados
Antes de armar el próximo filtro, hay que partir de cero. Excel ofrece dos formas de "limpiar" un filtro, y no son lo mismo.
Opción 1
Borrar el criterio, columna por columna
En la pestaña Datos, botón Borrar (dentro de "Ordenar y filtrar"): quita todos los criterios aplicados y vuelve a mostrar todas las filas, pero deja las flechas desplegables activas en el encabezado, listas para un filtro nuevo.
Opción 2
Apagar el filtro por completo
Volver a hacer clic en el botón Filtro (el mismo que usaste para activarlo) quita las flechas del encabezado por completo, junto con cualquier criterio aplicado. Para volver a filtrar, hay que activarlo de nuevo.
Cuál conviene usar
Si vas a seguir filtrando la misma tabla dentro de un rato, usá Borrar: te ahorra reactivar las flechas. Si ya terminaste de trabajar con filtros por esta sesión, apagar el botón Filtro deja la planilla más "limpia" a la vista.
Tres condiciones, una sola tabla
Combinar filtros con lógica Y / O
El último filtro es el más completo de la clase: encontrar a los alumnos que ingresaron en 2019, que tienen más de 15 materias aprobadas, y que cursan Lic. en Nutrición o Lic. en Psicología. Tres condiciones, repartidas en tres columnas, y una de ellas admite dos valores válidos.
| Columna | Tipo de filtro | Criterio |
|---|---|---|
| AÑO INGRESO | Lista de valores | Tildar solo "2019" |
| MATERIAS APROBADAS | Filtro de número | "Mayor que" 15 |
| CARRERA | Lista de valores | Tildar "Lic. en Nutrición" y "Lic. en Psicología" |
1. Un valor exacto
En AÑO INGRESO, destildá "Seleccionar todo" y tildá solo "2019", igual que en el filtro anterior.
2. Un umbral numérico
En MATERIAS APROBADAS, abrí "Filtros de número" > "Mayor que…" y escribí 15. A diferencia de una lista de valores, esta opción compara el número sin que tengas que tildar uno por uno.
3. Dos valores a la vez
En CARRERA, destildá "Seleccionar todo" y tildá ambas carreras: "Lic. en Nutrición" y "Lic. en Psicología".
Dónde está el Y y dónde está el O
Entre columnas distintas, los filtros siempre se combinan con Y: una fila necesita cumplir la condición de AÑO INGRESO, y la de MATERIAS APROBADAS, y la de CARRERA, todas juntas. Pero dentro de una misma columna, tildar más de un valor combina con O: una fila entra si su carrera es Nutrición o Psicología, sin necesidad de ser las dos cosas a la vez —algo imposible, además, porque cada alumno cursa una sola carrera.
Filtros de número vs. lista de valores
Para "2019" alcanza con tildar un valor de una lista corta. Pero para "más de 15" tildar valores uno por uno sería poco práctico: habría que tildar 16, 17, 18… hasta el máximo. Por eso las columnas numéricas ofrecen "Filtros de número", con opciones como Mayor que, Menor que, Entre o Por encima del promedio, que comparan el valor en lugar de buscarlo en una lista.
Llevar el resultado fuera de la pantalla
Imprimir lo filtrado, en orientación horizontal
Con el filtro anterior todavía activo, el último paso es imprimir exactamente esas filas visibles, sin las que quedaron ocultas. Como la tabla tiene siete columnas con nombres y carreras largas, en orientación vertical (retrato) algunas columnas se cortarían al pasar a papel.
1. Cambiá la orientación
En la pestaña Disposición de página, botón Orientación, elegí Horizontal. También podés hacerlo desde Archivo > Imprimir > Configurar página.
2. Andá a Archivo > Imprimir
La vista previa de la derecha se actualiza al instante y muestra solo las filas que pasaron el filtro: son las únicas que se van a imprimir.
3. Revisá antes de imprimir
Fijate que ninguna columna quede cortada en el borde de la hoja. Si hace falta, ajustá los márgenes o la escala desde "Configurar página", antes de mandar la impresión.
Excel imprime lo que ves, no lo que existe
Esta es la razón principal para filtrar antes de imprimir: no hace falta copiar las filas que te interesan a otra hoja para entregar solo esa información. Alcanza con dejar el filtro aplicado y con imprimir; las filas ocultas por el filtro no salen en el papel, exactamente igual que en pantalla.
La vista previa es gratis, el papel no
Revisar la vista previa de impresión antes de confirmar cuesta un segundo y evita desperdiciar una hoja con una columna cortada por la mitad o con una tabla que se parte en dos páginas sin necesidad.
Para cuando el resultado "no parece correcto"
Errores comunes al ordenar y filtrar
A diferencia de una función mal escrita, ordenar o filtrar distinto de lo que pensabas casi nunca muestra un mensaje de error: la planilla simplemente hace otra cosa. Por eso conviene conocer de antemano los tropiezos más frecuentes.
| Lo que pasa | Por qué ocurre | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Ordenar descoordina la tabla | Se seleccionó a mano solo una columna antes de ordenar, en vez de dejar que Excel detecte la tabla completa | Hacer clic en una sola celda de la tabla, no seleccionar una columna, y elegir "Ampliar la selección" si Excel lo pregunta |
| Un cálculo "ignora" filas que sí existen | Se confunde una fila oculta por un filtro con una fila borrada, y se arma otra fórmula pensando que esos datos ya no están | Recordar que el filtro solo oculta: para volver a contar con esas filas alcanza con quitar el filtro, no hay que recuperar nada |
| El ordenamiento con varios niveles no da lo esperado | Se cargaron los niveles al revés: el criterio que debía desempatar quedó como principal | Revisar que el nivel de arriba, "Ordenar por", sea siempre el criterio más importante, y los "Luego por" los de desempate |
| Un filtro deja la tabla vacía | Se combinaron dos valores de columnas distintas que ninguna fila cumple a la vez (por ejemplo, una carrera y una facultad que no se corresponden) | Revisar, columna por columna, qué criterios quedaron activos —la flecha con un embudo señala las columnas filtradas— y sacar el que sobra |
Un chequeo rápido, igual que en la Clase 4
Si tenés dudas sobre si un filtro combinado está bien armado, contá manualmente las filas visibles y comparalas con lo que esperás encontrar. Es el mismo hábito de verificación que usaste con CONTAR.SI: un resultado que "parece razonable" no es lo mismo que un resultado correcto.
Para llevártelo de acá
Dónde vas a ordenar y filtrar fuera de la facultad
Ordenar y filtrar son, probablemente, las dos herramientas de Excel que más se usan en el día a día de cualquier trabajo que maneje listas: de pacientes, de productos, de turnos o de clientes.
| Situación | Pregunta que te hacés | Herramienta recomendada |
|---|---|---|
| Agenda de turnos | ¿Cuál es el próximo turno, y cuáles vienen después? | Ordenar por fecha y hora, de más próximo a más lejano |
| Depósito de insumos | ¿Qué productos están por debajo del stock mínimo? | Filtro de número, "Menor que", sobre la columna de stock |
| Base de pacientes | ¿Cuáles son de una obra social puntual y no vinieron en los últimos seis meses? | Filtro combinado con Y, entre columna de obra social y columna de fecha |
| Reporte para un superior | ¿Cómo le entrego solo la información de una sucursal, sin tocar la planilla completa? | Filtrar por esa sucursal, e imprimir directamente lo filtrado |
La idea de fondo
Cada vez que una lista crezca lo suficiente como para que ya no puedas "verla toda de un vistazo", ordenarla te ayuda a leerla mejor, y filtrarla te ayuda a quedarte solo con la parte que te interesa en ese momento, sin perder de vista que el resto sigue estando ahí.
Para repasar todo junto
Video recomendado
Como apoyo para esta clase, te dejamos la videoclase del profesor sobre filtros y ordenamiento de planillas. Mirala antes de resolver el ejercicio para familiarizarte con la estructura de la clase, o después, como repaso de todo lo visto.
Cierre de la clase
Practicá lo de hoy en tu propio archivo
Ya viste los nueve pasos de la clase explicados y resueltos con ejemplos. Ahora te toca a vos: abrí el mismo archivo que venís usando desde la Clase 4 y aplicá cada herramienta sobre tu propia tabla de 79 alumnos, en el mismo orden del mapa del principio.
1. Abrí tu archivo
Retomá el Excel de la Clase 4, con las columnas AÑO INGRESO y MÁS DE 20 MATERIAS ya resueltas, y guardalo como Clase 5.xlsx antes de empezar a modificarlo.
2. Repetí los nueve pasos
Recorré el mapa del principio de la clase y reproducí cada paso en tu propia planilla: crear la hoja ESTADISTICAS, ordenar por uno y por varios criterios, deshacer, activar y combinar filtros, e imprimir el resultado del paso 9.
3. Comparalo con esta guía
Si algún resultado no te coincide con los mocks de esta clase, revisá primero la sección "Errores comunes": ahí están los tropiezos más frecuentes al ordenar y filtrar.
Por qué conviene hacerlo en tu propio archivo
Leer los pasos no es lo mismo que ejecutarlos. Practicar cada ordenamiento y cada filtro en tu propia tabla, con tus propias manos sobre el teclado, es lo que te va a dejar la destreza necesaria para resolverlo solo/a en una evaluación.